Guide pratique pour rembourser les frais de repas

Vous ne savez pas par où commencer pour rembourser les frais de repas en entreprise ? Pas de panique. Openeat, l’app qui rembourse (toute seule) les dépenses titres restaurant de vos salariés, répond à toutes vos questions. L’employeur doit-il forcément les prendre en charge et pour quel montant ? Quel est le barème 2024 des indemnités de frais de repas ? Suivez le guide.

Dans quel cas faut-il rembourser les frais de repas d’un salarié ?

💡 Quand un salarié ne peut pas prendre son repas chez lui ni dans un restaurant d’entreprise pour des raisons professionnelles comme un séminaire ou un rendez-vous.

Quand ces frais sont avancés par l’employé, ils peuvent représenter une somme importante à la fin du mois, notamment s’ils sont un besoin régulier. Ils peuvent alors passer en frais professionnels, à la charge de l’entreprise.

Voici les conditions précises :

• Les dépenses doivent être liées à une mission professionnelle et non à des dépenses personnelles (par exemple, le déplacement d’un commercial dans une autre région de France) ;
• Le montant dépensé doit être considéré comme raisonnable ;
• Les dépenses pour le repas, tout comme l’hébergement et le transport, doivent être justifiées (avec une facture ou des notes de frais, par exemple), en mentionnant la date de prise du repas, le montant, le détail et le nombre de personnes invitées ;
• Le repas a bien été pris.

Qu’appelle-t-on un déplacement professionnel ?

Un salarié ne pourra pas demander un remboursement des frais pour un repas qui a été pris chez lui. Il doit justifier un déplacement professionnel.

💡 Un déplacement professionnel c’est le besoin de se rendre hors de son lieu de travail habituel :
- les locaux de l’entreprise
- ou le domicile privé pour un télé-travailleur

Quelle est la différence entre un petit déplacement et un grand déplacement ?

Si la mission a lieu à côté de l’entreprise, on parle de petit déplacement. Si elle nécessite de réserver un hébergement pour la nuit, on emploie le terme de grand déplacement. Selon les critères de l’Urssaf, ce dernier prend forme sous deux conditions :

• La distance entre le domicile et le lieu de travail est égale ou supérieure à 50 kilomètres ;
• Le trajet nécessite plus de 1h30 de transports en commun.

L’employeur est-il obligé de rembourser les frais de repas ?

D’après l’arrêté du 20 décembre 2002 du Code du travail, l’employeur ne doit rembourser que les frais de transport, d’hébergement et de repas liés au déplacement professionnel d’un salarié. En dehors de ce cas, il n’y a aucune obligation.

💡 La réponse est non ! L’employeur n’a donc l’obligation légale de rembourser les frais d’un employé qu’en cas de déplacement professionnel. C’est tout.

En fonction de la situation de l’entreprise, il peut avoir d’autres obligations comme :

• Un établissement de plus de 50 salariés doit équiper ses locaux d’une salle de restauration avec frigo, micro-ondes, robinet d’eau potable, tables, chaises, etc.
• Certaines conventions collectives (BTP, métallurgie…) prévoient une indemnité repas appelée prime de panier ****pour les salariés contraints de manger sur leur lieu de travail et qui n’ont pas de cantine à disposition.
• La mise à disposition d’un restaurant d’entreprise, non obligatoire, représente un avantage en nature nourriture dont l’évaluation forfaitaire est fixée à 5,34 euros en 2024 ;
• Si des titres restaurant sont offerts par l’entreprise, via une carte de titre restaurant, des chèques papier ou une app comme Opeaneat, ils doivent bénéficier à l’ensemble des salariés qui ont une pause repas comprise dans leur journée de travail.

👋 Pour savoir où utiliser vos titres restaurant et comment gérer la comptabilisation des titres restaurant, faites un tour sur notre blog Openeat !

Quel est le montant de l’indemnité repas ?

Comme nous l’avons mentionné plus haut, le montant dépensé par le salarié doit rester raisonnable. Si le remboursement des frais de repas est une obligation lors d’un déplacement professionnel, il peut être limité.

💡 L’employeur peut librement fixer un montant maximum par repas à partir de l’indemnité repas prévue par la loi.

Voici le montant de l'indemnité repas en 2024 pour profiter de l’exonération des cotisations sociales :

👋 Le montant de l’indemnité repas est revu chaque année ! En 2023, ils étaient moins élevés. Vérifiez également votre convention collective qui peut ajuster ces règles.

Comment rembourser les frais de repas ?

Vous avez envoyé un salarié en déplacement à l’autre bout de la France ? Pour le remboursement des frais de repas, vous avez deux options :

• Sur la base des dépenses réelles
• Par versement d’une indemnité forfaitaire

💡 Si la méthode choisie ne vous plait pas, vous pouvez opter pour l’autre méthode au bout d’un an de test.

1️⃣ Vous remboursez les dépenses réelles

Vous remboursez les dépenses réellement engagées pour le repas, c’est-à-dire la valeur réelle des frais professionnels. Il faut alors récupérer les factures auprès du salarié ou du fournisseur (restaurant, hôtel…) et vérifier si elles respectent les conditions exigées : montant, contexte…

💡 Le remboursement au réel est obligatoire pour les salariés détachés à l'étranger qui continuent de relever du régime général français, ainsi que pour les mandataires sociaux (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA et de SAS).

2️⃣ Vous remboursez sur la base d’un forfait

Deuxième option, donc, proposer de verser une allocation au forfait à vos salariés.

💡 Dans ce cas, il n’y a pas besoin de remettre des justificatifs à l’employeur. Il faut seulement démontrer que ce sont des dépenses professionnelles.

Si vous choisissez le remboursement par indemnité forfaitaire, vous devez comparer les montants aux limites d’exonération prévues pour tous les types de frais professionnels :

• Les frais de repas au restaurant (pour les salariés en déplacement pro) ;
• Les frais de restauration sur le lieu de travail ;
• Les frais de repas hors des locaux de l’entreprise ;
• Les frais kilométriques (lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule) ;
• Les frais de grand déplacement en métropole, dans les territoires situés en Outre-mer et à l’étranger ;
• Les frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle.

Le remboursement autonome avec Openeat

Besoin de simplifier la gestion des frais de repas pour vos équipes ? Avec Openeat, l’application qui rembourse les titres restaurants directement sur le compte de vos salariés, c’est un jeu d’enfant.

Comment ça marche ?

• Vos salariés payent leurs repas avec leur carte bancaire habituelle, rien de plus simple.
• Ils sont remboursés automatiquement et immédiatement, pas de paperasse, pas d’attente.
• C’est aussi la fin des refus de titres restaurant. Vos salariés ont accès à tous les commerces alimentaires, près de deux fois plus donc que les titres-restaurants classiques.

Une gestion RH allégée et flexible

• Plus besoin de distribuer des cartes ou des chèques, tout est centralisé et automatisé
• Vous chargez les droits des salariés en début de mois, le reste se fait tout seul
• Un vrai gain de temps et d’énergie pour les RH : fini les tâches administratives répétitives

Des salariés au pouvoir d’achat renforcé

• Ils ne sont pas prélevés sur leur salaire en début de mois
• Ils peuvent déjeuner où ils veulent sans risque de voir leur carte ou titres restaurants refusés
• Ils ne perdent plus leur carte, tout se fait automatiquement

🔍 Et pour les curieux, voici un article qui vous en dit plus sur les inconvénients de la carte de titre restaurant.

Ce qu’il faut retenir

Si vous lisez ces dernières lignes, bravo, vous êtes désormais un spécialiste des remboursements de frais professionnels.

• Vous devez rembourser les frais de repas dès que votre salarié est en déplacement professionnel et ne peut ni rentrer chez lui ni accéder à un restaurant d’entreprise.
• Le montant de l’indemnité repas varie entre 7,30 € et 20,70 € en 2024.
• Vous pouvez choisir entre rembourser les dépenses réelles sur justificatifs ou de verser une indemnité forfaitaire.