Digitalisation RH : quelles sont les principales applications ?

Longtemps associé à des tâches administratives (parfois très chronophages), le métier RH est en pleine évolution depuis quelques années et devient une fonction de plus en plus fondamentale pour les entreprises. Plus concrètement, on voit apparaître une mutation des missions et des processus RH vers l’univers digital.

D’une part motivée par la croissance du numérique et d’autre part en conséquence de la crise sanitaire, qui a obligé les Ressources Humaines à faire preuve d’adaptabilité pour répondre à des situations exceptionnelles telles que la gestion des équipes en télétravail et la grande démission, la dématérialisation RH présente plein d’opportunités pour les entreprises.

Parmi ces opportunités, on compte notamment :

• Un gain de productivité et de temps incontestables, liés à l’optimisation des processus RH ;
• Une diminution significative des erreurs et des oublis humains (fini le vieux Excel qui vous donne des maux de tête !) ;
• Une gestion optimale des coûts de l’entreprise, notamment grâce à la réduction de la consommation de papier et d’autres matières premières ;
• Une démarche RSE bien développée, qui permet d’améliorer l’e-réputation des entreprises et, en conséquence, la marque employeur ;
• Une meilleure sécurité des données, qui contribue à rendre l’entreprise plus fiable et rassurante ;
• Et surtout, cette stratégie permet aux RH de se dédier à des activités à forte valeur ajoutée concernant leur coeur de métier : l’humain. Inutile de dire que cela permet d’investir sur la QVT et d’améliorer le bien-être des salariés, en leur offrant une meilleure expérience collaborateur et un environnement de travail plus aligné avec leurs attentes et aspirations. Résultat : augmentation de la motivation des salariés et de leur implication au travail !

Comment dématérialiser les processus RH ?

Pour mettre en place la numérisation des missions RH et optimiser vos processus, vous avez besoin d’un SIRH (Système d'information de gestion des Ressources Humaines). Il s’agit d’un logiciel qui regroupe les données relatives aux collaborateurs de l’entreprise et qui permet d’automatiser une grande partie des activités des Ressources Humaines.

💡 Petit bonus : si vous cherchez un SIRH pour optimiser vos processus et gagner en efficacité, nous vous invitons à découvrir les logiciels Payfit, Elevo, ou Silae.

Les domaines concernés par la digitalisation RH

Gestion de la paie

La gestion de la paie est sans doute l’application la plus connue de la dématérialisation RH.

Avec un logiciel de gestion de paie, toutes les données requises pour créer les fiches de paie de vos salariés se trouvent concentrées dans un seul et même outil. Vous y trouverez les heures travaillées, les congés, les absences, etc.

C’est très pratique, et vous permet de gagner beaucoup de temps et d’éviter des erreurs qui pourront coûter cher à votre entreprise.

De plus, terminés les bulletins de salaire version papier ! La fiche de paie est automatiquement envoyée par mail à chacun de vos collaborateurs et tous les bulletins de salaire sont accessibles à travers un coffre-fort numérique.

Gestion des notes de frais

Qu'il s’agisse de dépenses au restaurant, de frais de déplacement ou encore d’hébergement, vous pouvez utiliser un SIRH pour rembourser les sommes avancées par vos collaborateurs en toute sérénité. Après le paiement de la dépense, vos collaborateurs n’auront qu’à prendre leur reçu en photo, créant ainsi automatiquement une ligne de dépense. Un gain de temps précieux en termes de gestion quotidienne, d’archivage et de conformité.

Gestion des congés et du temps de travail

Imaginez un tableau de bord où vos salariés peuvent directement consulter leur solde de congés, faire une demande d’absence (pour congés, maladie, absence personnelle, enfants malades…) et suivre sa validation par leur manager. Pratique, non ?

En effet, poser une journée d’absence n’a jamais été aussi simple et l’automatisation du processus facilite la gestion des absences pour les RH, avec une mise à jour automatique sur les fiches de paie.

Suivi du planning de présence

Depuis la pandémie du COVID-19, notre façon de travailler a considérablement évolué et le télétravail est devenu l’un des avantages salariaux à ne pas refuser si vous tenez à préserver l’engagement de vos collaborateurs. En effet, plus d’1 salarié sur 3 considère quitter son emploi si le télétravail n’est pas accepté et 37% des demandeurs d’emploi affirment être prêts à rejeter une offre si elle ne leur donne pas d’options de travail flexibles.

Pour garantir que vos Ressources Humaines et les managers restent zen dans un modèle de travail hybride, un planning de présence pour distinguer les jours de télétravail et de présence au bureau peut vous être très utile. Bonne nouvelle : grâce à un logiciel SIRH, vous pouvez avoir un planning digital facilement accessible pour tous les membres de l’équipe.

Gestion des performances, du développement professionnel et de la formation

Pour rester compétitive, une entreprise doit motiver ses salariés à améliorer leurs performances en continu. Donc, en tant que RH, votre rôle est notamment d’assurer que vos collaborateurs montent en compétences grâce à leurs activités professionnelles.

Avec un logiciel de gestion des entreprises comme Empowill, c’est plus simple de gérer les talents, car vos entretiens annuels sont dématérialisés, mieux archivés et faciles à suivre avec des indicateurs à la fois qualitatifs et quantitatifs.

Par ailleurs, ces plateformes vous permettent de lancer facilement d'autres types de campagnes d'entretiens, comme des entretiens professionnels.

Vous pouvez également suivre le besoin de proposer des formations à vos collaborateurs, via la mise en place d’un portail dédié avec des ressources internes et externes consultables à tout moment selon les besoins et les compétences à acquérir.

Recrutement en ligne

Le recrutement n’est pas sorcier ? En effet, mais seulement si vous digitalisez cette fonction essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. À travers un logiciel RH, votre processus de recrutement sera plus simple et plus pertinent que jamais, ce qui vous permettra de gagner du temps pour vous dédier à ce qui est réellement important dans cette mission : trouver le bon candidat, qui correspondra aux besoins et aux valeurs de votre entreprise.

Ce logiciel vous permettra notamment de diffuser une offre d’emploi sur plusieurs sites dédiés en seulement quelques clics, d’obtenir une vision d’ensemble de toutes vos offres en ligne, de répondre de façon automatique à vos candidatures, de centraliser les différentes candidatures provenant de différents canaux, de suivre l’avancement des processus de recrutement, de planifier des entretiens, entre autres. De nouveaux logiciels intègrent désormais l'intelligence artificielle pour simplifier la gestion RH.

💡 Vous souhaitez digitaliser vos processus de recrutement ? Suivez notre guide pratique : E-recrutement : la transformation digitale du recrutement.

Gestion des avantages sociaux

Même s’il reste un facteur très important, aujourd’hui il n’y a pas que le salaire qui compte pour vos collaborateurs. Les avantages salariaux sont donc un excellent levier pour fidéliser vos salariés et augmenter l’attractivité de votre entreprise aux yeux de potentiels candidats.

La mutuelle, la participation aux frais de transport, les titres restaurant dématérialisés, l’épargne salariale, des contributions pour permettre à vos salariés d’équiper leur home office, la participation à un abonnement sportif… Si quelques avantages sont obligatoires, d’autres sont des véritables pépites qui feront le bonheur de vos équipes et leur donneront le sentiment d’engagement. Et bien sûr, un SIRH permet l’accès à toutes ces informations depuis un portail dédié.

Il est évident que, de nos jours, un retour en arrière, à l’époque des dossiers remplis de paperasse sur l’étagère du bureau, semble inconcevable. Face à l’évolution des métiers, et dans un contexte où le bien-être des collaborateurs est un des principaux enjeux pour les entreprises, il est très important de sauter sur l’occasion et de profiter pleinement de la digitalisation des processus RH et de ses atouts.

De ce fait, grâce à l'automatisation de certaines activités, on libère du temps précieux qui peut être consacré à la gestion humaine des collaborateurs. Ces derniers se sentent alors écoutés, compris, reconnus et appréciés, créant ainsi un cercle vertueux qui aura un impact positif sur le fonctionnement global et les performances de l'entreprise.

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Si à la fin de cet article vous souhaitez gagner un temps fou et libérer vos RH des missions chronophages qui les empêchent de fidéliser vos collaborateurs, alors téléchargez notre livre blanc et devenez incollable sur la digitalisation RH !

À retenir :

✅ La digitalisation des fonctions RH présente de nombreux avantages pour l’entreprise, les Ressources Humaines et les collaborateurs ;

✅ L’expérience collaborateur doit être au coeur de vos missions RH et la digitalisation RH vous aidera à améliorer la fidélisation de vos salariés ;

✅ Pour digitaliser les processus RH, un outil SIRH est indispensable ;

✅ En plus de la gestion de la paie, la dématérialisation du métier RH concerne également la gestion du temps de travail, la gestion des performances, le développement professionnel et la formation, la gestion des avantages salariaux, le recrutement en ligne, entre autres.